خطوات التفكير العلمي السليم في تنظيم الوقت وإدارة الأزمات

خطوات التفكير العلمي السليم في تنظيم الوقت وإدارة الأزمات

خطوات التفكير العلمي السليم في تنظيم الوقت وإدارة الأزمات

 

لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء تقبل هذه الحقيقة ببساطة لذا من الضروري التركيز علي الأشياء الأكثر أهمية وإذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصية فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت. صفي ذهنك… اهدأ/ وركز علي مهمتك تجاهل أي شيء آخر فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هو عليه يمكنك التحكم في صفائك الذهني بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر علي تفخم تفهم جيداً ما يجب عليه فعله وقم به في هدوء وراحة وثقة لا تحاول أن تنشد الكمال فمن السهل أن تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً لكن في أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل في النتيجة العامة بالإضافة إلي زيادة استهلا الوقت والمجهود بدون داعي تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية فمن العير مفيد لوم نفسك عندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير لا تفكر في محاولاتك الفاشلة السابقة تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر واصل عملك تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج. هيئ ذهنك للتفكير في مكانك كمكان لإنجاز المهام فكر باستمرار بهذه الطريقة وستجد نفسك أكثر إنتاجاً كلما تواجدت هناك خصص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية وأجعل عملك حصرياً للأنشطة الأكثر أهمية وجهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك تكمن الفكرة في تدوين كل شيء علي الورق لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو التفكير في أحد النقاط كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتي تكتمل درج قائمتك تبعاً للأهمية وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلي ثلاثة أقسام رئيسية عاجل وهام هي الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولية القصوى دائماً هما وليس عاجل تليها في الأهمية لا هام ولا عاجل فلا تستحق تضييع الوقت بها اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعد علي إنجاز المهام واحدة تلو الأخرى دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز الهمة خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية فإنه نادراً ما يخذلك قم وببساطة بحذف أي خطوة غير هامة مدرجة بالقائمة اسأل نفسك «ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة» وإن رأيت أنه تستطيع تحمل النتائج دون خسارة، احذفها فوراً.

أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحا فليس من الضروري عمل كل شيء الآن أحياناً يطل العمل من بل الممولين أو المنقذين أو المستفيدين أنفسهم أحذف ما استطعت ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة طور عادة تدوين خطة علي الورق لإنجاز المهام سواء كانت كبيرة أم صغيرة فالنجاح الذي يتمتع به الكثيرون يرجع إلي دقة تخطيط حياتهم ارسم طريقة ثم اسلكه هكذا عمل بسيط لكن فعال جداً استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة علي قائمتك احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط لا تنسي إضافة وقت ضائع للوقت الفعلي لإنجاز هذه المهام للوقت الفعلي لإنجاز هذه المهام توقف وفكر فيما تخطط له كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد حدد أهدافك اكتبها واجعلها أمامك حدد ما تعمل من أجله. سجل أهدافك في خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار لإنجاز كل هدف ضع خطة مرنة لكل مشروع سجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة يمكن تقييم كل مهمة إلي خطوات لكل منها ميعاد نهائي فإنجازها الفكرة من الخطة المرنة هي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر وفي كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدي مباشرة لإنجاز مهمتك خطط لكل ساعة من عملك اليومي أعطي لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ابدأ مباشرة في إنجاز التالية استغل تقنية الوقت المحدد لكل مهمة كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب استعد جيداً قبل كل اجتماع ضع هدف محدد لكل اجتماع أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون لكل شخص قد أدي مهمته السابقة ويكف بمهمة جديدة أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد. ركز حتى وإن كانت مطالب بإنجاز أكثر من مشروع يجب أن تعمل علي زيادة مجهودك هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباههم الكثير من الأشياء الشيقة لتعلمها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم فبإمكانك قضاء وقت بعدة طرق أخري.

لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز علي ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطة في نهاية اليوم اقضي 10دقائق للتحضير لعمل الغد اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقاً سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح يمكنك أن تدخل مباشرة في عملة دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات إتباع هذه الإستراتيجية ضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل علي إنجاز أكثر المهم أولوية حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة/ عندما تبدأ في إنجاز المهام، فإنك تحتاج للعمل دون أي عوائق وعندما ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

قسم الأهداف إلي مهم أساسية. لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً. أي هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ في تقسيمه إلي خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها في الحال تقسيم الهدف إلي مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلي ما كنت تحلم به إذا فشلت إلي ما كنت تحلم به إذا فشلت في عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال/ أعطي كل مهمة القوت الكافي لإنجازها هذه هي الطريقة الصحيحة إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيحة من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد. فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين.

حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ/ خذ وقتك في عمل خلاصة سريعة للمشروع قسمه إلي خطوات. وقم بتحديد الوقت. دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح أعد ملف رئيسي لمواعيد التسليم النهائية أعرف أين يقف وفي أي وقت فيما يتعلق بأي مشروع تنجزه كن مدركاً لأهمية الخطوات ومتى يجب أن تنجز الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك في الالتزام وتنظيم كل موعد نهائي بشكل مناسب وعندما يبدو لك أن الموعد النهائي ليس ببعيد، فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل علي المشروع/ توقع ما لا يتوقع أنتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك إن خططت لها ستكون أقل إحباطا وقادراً علي الالتزام بالموعد النهائي.

كن واضحاً من الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى وكيف؟ ولكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز راجع بشكل دوري بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه هي الوسيلة المثلي لتبقي علي الطريق الصحيح ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً في معدل إنتاجك اليومي التركيز علي التحسن القليل يؤدي إلي تحسن ثابت كل يوم.

اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصي بنسبة مئوية صغيرة يومياً، قد يجعلك هذا حذراً في التخطيط، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة.

ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر. أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوة علي طول الطريق. أجعل النقاط واضحة ومفصلة كما لو أنك تخطط لتنفيذ شيء أخر. إذا حصلت علي المساعدة، يمكن عملياً إنجاز خطوا إضافية أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة.

أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث عندا تحدد نشاطك اليومي أعطي نفسك 10% زيادة في الوقت القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً التنظيم هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالي وكفء. الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية علي المكتب كرسي مريح، وأي شيء تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة علي أكل وجع ضع كل شيء في مكانه. في نهاية اليوم، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود بهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادة.

فبل أن تبدأ المشروع أحرص علي توفر الأساسيات أجمع كل المواد التي تحتاج إليها مسبقاً بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث/ وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التي يحتاجها. جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون إقطاع حتى تكمل مهمتك تفادي تكديس الورق فوق مكتبك أحفظه لتعف مكانه بالضبط وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة واستفد من كل المصادر القيمة التي أمامك. يمكنك الاعتماد علي حدسك الخاص للوصول إلي ما تحتاج، دون تضييع الوقت في البحث ومن الأفضل الاستعادة بسكرتير للبحث عن المعلومات. أشياء مثل الأرشيف الحكومي والإنترنت والدليل التجاري قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصدر للمعلومات دون تضييع الوقت. استخرج هذه المصادر. ابدأ فوراً قم اليوم بوضع قائمة للغد. يكون معظمنا أقل إنتاجاً في نهاية اليوم. عندما تري أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الاستعداد لليوم التالي. من الأفضل أن تحتفظ بجدو أعمالك في ملف مخططك اليومي أو تجمعها كلها علي شكل كتيب. بهذه الطريقة سيكون لديك دائم كل الأعمال والأنشطة اليومية. تحضير جدول أعمالك في وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل في يومك الجديد. ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات التالية.

ابدأ كل صباح علي مكتب نظيف. وفي المساء قبل أن تنصرف تخلص من أي تراكم للعمل. إن داومت علي تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومي، ستقهر أي عقبة تؤدي إلي الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع. ببساطة، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابي، ومجموعة من المهام التي يجب أن تنجز في وقت واحد.

قم بعمل أبغض المهام أولاً. وذلك عندما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الآخرة ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتي لاحقاً سهل. وستشعر أنك لا تقهر باقي اليوم. ابدأ فوراً. اتخذ عار «قم بعملك الآن وإن لم تبدأ فلن تنتهي». إذا انتظرن انتظام بعض الأمور فقد تفقدها كلها إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلي تحقيق هدفك لا تؤجل عملك قم بع الآن كن دقيقاً. طور دقة المواعيد إلي عادة وفي وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ 97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال.

ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين حضورك للعمل مبكراً يتيح لك الفرصة للتعرف علي الموظفين والإمدادات الجديدة ويتيح له وقتاً للراحة، ووقت للاستعداد الذهني أو حتى علي الأقل وقت لمراجعة ملاحظاتك استفد من البداية المبكرة عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة له إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة. ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية.

ابدأ بعمل شيء هام وستشعر بالإنجاز الذي سيساعدك علي إكمال يومك ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم خطة عمل مفصلة للمهام الأكثر تعقيداً تعقيدا تذكر هذه الفكرة البسيطة في كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة أبدع أفكار منتجة. إذا توفر لديك وقت إضافي أعمل فيه علي الخطوة الأكثر أهمية لأنها هي التي تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر. أسال نفسك باستمرار ما هو الاستثمار الأمثل لوقتي الآن؟ وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية. واصل التركيز علي أي خطوة مهملة ذات أولوية. اعمل عليها باستمرار. واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، لا يهم مدي صعوبتها أو بغضها أو التحدي الذي سيواجهك. وغالبًا ما يتطلب ذلك أن تكون ذو إرادة قوية، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء انتقل للخطوة التالية في الأهمية علي قائمتك. ركز انتباهك 100% علي هذه حتى إذا ما أنجزتها أو بذل فيها أقصي جهد ممكن، انتقل إلي المهمة التي تليها علي قائمتك واحدة تلو الاخري، هكذا ستنهي مهماتك، وأعمل دائماً علي إنجاز الأكثر أهمية. أنجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة. وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج. قم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن مهما كانت مهارات وتجربتك عليك استغلالها عمليًا، بما تحتاجه المهمة. استثمر وقتك وخبرتك بحكمة. دقق في كل مهمة وقرر أي من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها. وقتك لأفعال منتج. حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، استجمع كل قوتك، ثم قم بالعمل استخدم كل قوتك، ثم قم بالعمل استخدم الأوقات الأقل في معدل الإنتاج للرد علي المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإرادة المناقشات . لا يمكن لأحد أ يحافظ علي معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم يكمن السر في أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً. وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل. استخدام الكمبيوتر بكفاءة. أتبع عادة كتابة الأشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها عند الضرورة علي الشاشة تجنب كتابة الملاحظات التحضيرية باليد والتي تحتاج لتسجيلها علي الكمبيوتر فيما بعد تعلم استخدام قواعد البيانات ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأي برنامج يفيد عملك وأداءك وفر وقتك أنجز المهام بأقل الخسائر. كلما قلت الخطوات المطلوبة لإنجاز مهمة ما كلما كان أفضل أعمل رفع كفاءتك من خلال استقطاع دقائق أو حتى ثواني من أعمال روتينية. أنتبه إلي الخطوات المعقدة والغير هامة والمبالغ بمعاجلتها مما يضاعف العمل.

نوع من حجم المهام لتتفادى الإجهاد. بدلاً من تناول مشروعين في أربعة ساعات، قم بواحد تلى الآخر، قسمهم إلي مهام تنجز كل واحدة في 30 دقيقة. حاول أن ترتب مهامك من الصفير للكبير، عندها ستشعر بالإنجاز وتكون أقل خمولاً في أخر اليوم.

تحد نفسك لإنهاء المهام المدرجة علي جدول أعمالك ابحث باستمرار عن أكثر وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجاً للقيام بالمهام ثم كافئ نفسك لزيادة معدل الإنتاج.

أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن. التحسن القليل والثابت في المجهود والنتائج ينتج عنه اختلافا كبير علي المدى البعيد. كل ما تحتاجه هو أن تحسن من أدائك أكثر من المعتاد قليل واستمرار وعندها ستكون في قمة الـ5% من العاملين الأكثر إنجازاً. طور أداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم إلي الغد أبدأ في العمل فورًا وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم. قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع.

كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي تصنعها.

حدد ما تريد إنجازه أكثر من أي شيء أخر. ما هي الخطوة الأولى علي قائمتك أ الهدف الأكثر أهمية والذي يجب إنجازه الآن. تلك هي المهمة التي تحتاج التركيز عليها. اتبع هذه الوسيلة وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه، ولكن بشرط عمل كل مهمة علي حدة قم بزيادة إنجازك بانتقال فورًا للمهمة التالية. كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك. فالنجاح يولد نجاح. كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعز من ثقتك لإنجاز المزيد. كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك علي مواجهه التحدي التالي بعمل كل خطوة علي حده ثم انتقل للتالية فورًا.

حول أنشطتك اليومية الأساسية إلي عادة قوية. فالعادة هي شيء تقوم به تلقائياً، دون تحكم العقل الواعي. كل واحد منا لديه مهام بغيضة أو مقيتة، ومع ذلك هامة. بمجرد أن تصبح عادة، سيسهل تحملها. وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها.

غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلي مفيدة. قرر أن تستثمر وقتك بفاعلية أكثر، وأبدا من اليوم وسيلاحظ الآخرون قدرتك علي إنجاز الأشياء المهملة. سيقدرونك أكثر علاوة علي أنك تستطيع الاستمتاع بوقت فراغك.

تخيل أن لديك نصف يوم فقط لإنجاز عمل يوم كامل. ماذا ستفعل؟ بماذا ستبدأ؟ ما الذي يجب ان يقدم وما يمكن أن يأتي لاحقاً؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح أمامك العمل، فإنك مضطر لوضع خطة علي أعلي من الكفاءة.

وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة ابتعد عن المقاطعات الشخصية عندما تؤدي عملك فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات الغير ضرورية يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك لذا لا تدعها تحدث استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات علي الباب أو الباب الصوتي وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرون.

تعلم أن تتجاهل المهام التي لا تؤدي لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية إن كانت الخطة غير هامة اليوم فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً كلما كنت منتجاً الغي أي سفر غير ضروري استخدم التكنولوجيا الحديثة التي توفر الوقت إنن كان في الإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الالكتروني للتعامل مع قضايا اليوم الهامة تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل الإنتاج سجل أفكارك علي مسجل أو صوت الكمبيوتر ثم حرر الكلمات إلي صيغة ملائمة. فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك. دون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصية.

ضع مواعيد نهائية يومية سواء قبلتها أم لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج كلما اقتربنا من الموعد النهائي لإتمام العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً. فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدأ العمل الحقيقي. تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها.

قف أثناء حدثك بالهاتف. فالوقوف يجعلك تتحدث في الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة. من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جداً وعندها ستطول المكالمة جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت/ رد على كل المكالمات الهاتفية التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومي إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل في وسط زحام العمل حيث يساعدك دعم جهودك علي الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد علي البريد الالكتروني عندما تجبر علي الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت في محاولة إعادة التركيز والاندماج أدر الاجتماعات بكفاءة. أعلن مسبقاً عن موعد الاجتماع والتزم بع. أغلق الباب لتبدأ الاجتماع لا تحرج ممن يأتي متأخراً فلتكن معروفاً بأنك ملتزم تماماً بمواعيد الاجتماعات وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الاجتماعات مثمرة حدد الاجتماعات في أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1 أو3 مساءاً مما يساعد علي الالتزام بدقة المواعيد تحدي نفسك حاول دائماً أن تتفوق علي نفسك. ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداة نفس المهمة المكلف بها. وبتحويلها للعبة فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطة لإثارة ومرح. أكثت قائمة مهامك علي صفحة واحدة كبيرة. أكتب كل المهام دون اهتمام بالتسلسل المناسب بعد تسجيل كل المهام حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام (أ/ب/ج) باستخدام أقلام التعليم الملونة بمجرد تقسيمهم، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة في مخططك اليومي وبهذه الطريقة ستتعرف في بداية العمل كل يوم علي المهام الصعبة التي ستواجهك جمع كل سجلاتك العامة معاً. احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط. ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك. احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملاحظات علي الأظرف أو قصاصات الورق الصغيرة. واستخدم ملف خططك لتدون كل الملاحظات.